【製造業向け】わかりやすい作業手順書とは？作り方を6ステップで解説！おさえておきたい2つのコツも紹介
「作業手順書を作ってもなかなか製造現場で使ってもらえない…」
「わかりやすい手順書を作るにはどうすればよいのだろうか」
「製造現場の作業者に本当に役立つ手順書の作り方を知りたい」
これらは、多くの製造現場が直面している課題ではないでしょうか。
製造業における作業手順書は、作業の標準化や品質向上に欠かせないツールですが、作り方を間違えると現場で使われない単なる書類になってしまいます。実際にわかりやすい作業手順書を作るためには、正しい手順とコツを知ることが重要です。
そこで本記事では、おもに以下の内容を解説していきます。
- わかりやすい作業手順書の作り方
- 現場で活用されるための2つのコツ
この記事を読むと、製造現場の作業者にやさしい実用的な作業手順書を作成できるようになります。
目次
わかりやすい作業手順書の作り方を6ステップで解説
作業者にとって、わかりやすい作業手順書を作る手順は、おもに以下の6つのステップに分けられます。
- 目的と利用者を明確にする
- 作業内容を詳しく洗い出す
- 手順書の構成と目次を作成する
- 具体的な作業内容を記述する
- 現場で確認とフィードバックを実施する
- 改善＆更新を行う
順番に見ていきましょう。
ステップ1：目的を明確にする
まずは作業手順書を作成する前に「なぜその手順書が必要なのか」という目的を、はっきりさせましょう。目的が曖昧なまま作り始めると、のちに使われない手順書になってしまうためです。
具体的には、
- 設備保全作業のミスを減らす
- 新人教育の時間短縮
- 作業品質の統一
など、解決したい課題を明確にしましょう。さらに5W1H（いつ・どこで・誰が・なにを・なぜ・どのように）を意識して、手順書の利用場面や利用者を具体的にイメージすれば、実用的な内容に仕上げられるでしょう。
ステップ2：作業内容を詳しく洗い出す
手順書の対象となる作業について、全体像から細かい動作まで漏れなく情報を集めましょう。
- その作業がどのような流れで行われるか
- どのような工具や機械を使うのか
- 必要な人数は
- どのくらいの時間がかかるのか
- 作業にあたり必要な資格はないか
などを整理します。
設備保全の場合であれば、点検項目、使用する測定器具、安全装備などを具体的に書き出しましょう。ここで重要なのは、普段当たり前に行っている作業も含めて、すべての動作を言葉にすることです。ベテランにとっては常識でも、新人や初めて作業を行う人にとっては、当たり前ではないためです。
また通常の作業だけでなく、異常が発見されたときの対応方法や、緊急時の手順も含めて整理しておくと、初心者にもやさしい作業手順書になります。あわせて実際に作業を経験した人へのヒアリングや、自身が現場へ足を運び作業の様子を観察して、見落としがちな重要なポイントを収集することも大切です。
ステップ3：手順書の構成と目次を作成する
収集した作業情報を基に、作業者にとってわかりやすい構成を考えましょう。
一般的な作業手順書の構成としては、
- 作業の目的
- 必要な道具や材料
- 安全上の注意事項（※過去のヒヤリハット例を入れるのがコツです：くわしくはこちら）
- 作業手順
- 完了基準
の順番で整理すると、理解しやすくなります。
たとえば設備保全の手順書では、とくに安全に関する注意事項を冒頭に配置することで、作業者の安全意識を高められます。目次を作成する際は、作業の流れに沿った番号付けを行い、どの段階でなにをするかが一目で分かるようにしましょう。
また手順書を使う人が必要な情報をすぐに見つけられるよう、項目名は具体的でわかりやすい表現を使いましょう。この段階で全体の骨組みをしっかり作ると、のちの作業がスムーズに進みます。
ステップ4：具体的な作業内容を記述する
構成が決まったら、実際の作業内容をわかりやすい文章で書いていきます。ここで重要なのは、誰が読んでも理解できる簡単な言葉を使うことです。専門用語が必要な場合は、説明を付け加えて、初心者でも理解できるようにします。
また文章だけでは理解しにくい部分には、対象設備や工具の使い方を示した写真や図も活用しましょう。作業時の判断がむずかしい箇所では「〇〇の場合は△△、××の場合は□□」のように、条件と対応を明確に示すことで、現場での迷いを減らし、作業がスムーズに進められるでしょう。
ステップ5：実際に使用して改善する
作業手順書が完成したら実際に現場で使ってもらい、改善点を見つけましょう。作成者以外の人が、作業手順書だけを見て作業できるかどうかを確認します。新人などの初心者に試してもらい、わかりにくい部分など改善してほしい点を聞きましょう。現場の声を聞くことで、作成時には気づかなかった問題点や、よりよい表現方法を見つけられます。
また手順書通りに作業した結果、期待した品質や効率が得られるかも確認する必要があります。
ステップ6：継続的な改善＆更新を行う
「作業手順書は一度作ったら終わり」ではなく、改善していくことが大切です。
- 作業方法の変更
- 新しい設備の導入
- 安全基準の更新
などがあったときは、速やかに手順書も更新する必要があります。
また定期的に現場の作業者から意見を聞き、使いにくい部分やわかりにくい表現がないかをチェックしましょう。手順書の更新履歴を記録しておくと、どのような改善を行ったかを後で振り返れるため便利です。さらに作業手順書が実際に使われているかを定期的に確認し、使われていない場合はその理由を調べて改善に生かします。
ここまで紹介した手順書を参考にすれば、本当に現場で役立つ作業手順書に仕上げられるでしょう。
わかりやすい作業手順書を作る2つのコツ
現場で本当に使われる作業手順書を作成するには、作り手の視点ではなく、現場で実際に使用する作業者の立場に立った工夫が必要です。
そこで、わかりやすい作業手順書を作るために欠かせない2つのコツを紹介します。
コツ1：写真や動画も活用する
文字だけの説明では伝わりにくい作業内容を、視覚的な情報で補って作成するとわかりやすい作業手順書になります。とくに設備保全では、機器の操作方法や点検箇所の特定など、実際に見なければわかりにくい作業が多数あります。写真を活用する際は、作業者の視点から見た角度で撮影し、重要なポイントに矢印や枠線を付けてわかりやすく示してあげるとよいでしょう。
可能であれば、作業手順書の作成とあわせて動画撮影も行い、別途参考にできるようにすれば、作業手順の理解が早められミスも起こりにくくなるでしょう。スマホで閲覧できるようにURLリンクで参照可能にするなど、現場での使いやすさを考慮した工夫が大切です。
視覚的な情報を適切に活用すると、初心者でもベテランと同じ品質で作業できる手順書を作成できます。
コツ2：チェックリストを記載する
作業中は集中していても見落としや忘れが生じるため、漏れやミスを防ぐために、重要なポイントをチェックリスト形式で整理すると効果的です。単純に「○○を確認した」ではなく「△△の数値が、××以内であることを確認した」のように、具体的な判断基準を明記しましょう。
さらにチェック漏れを防ぐため、各項目にチェックボックスを設けて、作業完了時にすべてにチェックマークが入っていることを最終確認できるようにします。またデジタル化が進む現場では、タブレットやスマホでチェックできるシステムも有効です。
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まとめ
わかりやすい作業手順書を作るには、目的の明確化から継続的な改善まで、現場の声を聞きながら進めることが大切です。とくに写真や動画の活用、チェックリストの導入は、初心者でも安心して作業できる環境づくりに欠かせません。
そして作業現場では、デジタル技術を活用した作業手順書の管理が、ますます重要になっています。タブレットやスマホでの閲覧、リアルタイムでのチェック機能など、IT技術を取り入れることで作業効率と品質の向上が期待できるでしょう。
エム・ソフトが提供するデジタル作業手順書『Check+（チェックプラス）』は、このような現場のニーズに応えるクラウドサービスです。
- 写真付きの手順書作成
- チェックリスト機能
- 進捗管理
など、本記事で紹介したポイントを網羅した機能を提供しています。
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